FERIAS Y CONGRESOS

La mayor conciencia global que existe hoy sobre los impactos sociales y medioambientales que genera el turismo, ha hecho que los asistentes a reuniones demanden eventos cada más verdes y sostenibles.

La sostenibilidad como factor de decisión

A la hora de planificar una reunión o evento sostenible, muchos organizadores (sobre todo de Norteamérica y Europa) empiezan a tener en cuenta el posicionamiento del destino en torno a la sostenibilidad, analizado su política medioambiental y su compromiso con la conservación de recursos naturales.

Algunos de ellos priman destinos cercanos y bien conectados que permitan reducir la huella de carbono de la reunión.

También es importante elegir sedes de reuniones y hoteles que tengan opciones de transporte público e instalaciones adaptadas a personas con limitaciones de movimiento o alguna discapacidad.

Y por último, hay que primar la contratación de proveedores (aerolíneas, sedes, hoteles o agencias receptivas) que tengan un sólida política medioambiental, cuiden la gestión de residuos y el reciclaje, tengan planes de eficiencia energética o desarrollen acciones de Responsabilidad Social Corporativa (RSC) en la comunidad local donde se desarrolla el evento.

Herramientas prácticas para desarrollar reuniones y eventos más sostenibles

Planifica un evento sin papel

Uno de los recursos que se usa de forma intensiva en las reuniones es el papel. Los organizadores tienen que reducir drásticamente su consumo y para ello, la tecnología es un factor clave. A continuación os damos algunas recomendaciones:

• Transmitir toda la documentación posible de forma electrónica.

• Solicitar a los asistentes que consulten dicha información en la pantalla y no la impriman.

• Usar pantallas para informar sobre el programa en diferentes áreas comunes del evento (usando elementos de bajo consumo eléctrico).

• Evitar o limitar el uso de marcadores tóxicos (que hacen difícil reciclar el papel) y gestionar bien el reciclaje de cualquier material contaminante utilizado.

• Usar papel reciclable (hay certificados internacionales como FSC o PEFC que lo avalan) e imprimir el papel por ambas caras.

• Imprimir en blanco y negro cuando sea posible (el uso de colores hace el reciclaje más difícil).

• No imprimir un número de copias superior al número de participantes.

Usar eficientemente recursos escasos

Las reuniones tienen que minimizar el consumo de recursos escasos como la energía o el agua. Para ello se recomienda:

• Elegir hoteles y sedes de reuniones que tengan política de eficiencia energética

• Primar salas de reuniones que tengan luz natural

• Apagar luces y aparatos electrónicos cuando se sale de la reunión

• Buscar proveedores que utilicen energías renovables

• Usar jarras de agua en vez de botellas de plástico

• Elegir una temperatura adecuada para la sala que no suponga un consumo energético excesivo

• Concienciar a los asistentes a la reunión sobre cómo hacer un uso responsable de agua y luz durante su estancia

Alimentación

Otro de los elementos con más impacto medioambiental de una reunión es la alimentación y el origen de los productos que utilizamos. Estas son algunas recomendaciones para reducir su impacto:

• Comprar productos de gran consumo (como azúcar, sal, aceite…) en grandes cantidades y en contenedores reciclables.

• Calcular bien las cantidades para evitar desperdicios. Hay que solicitar confirmación de asistencia a cenas de gala para ajustar las cantidades.

• Usar materiales y utensilios reutilizables tanto para comidas, como para coffee breaks y cocktails (evitando cubertería y platos de plástico o papel).

• Usar servilletas reutilizables (servilletas de tela que se puedan lavar).

• Usar alimentos de temporada, cultivados orgánicamente y producidos localmente (lo que generará menos huella de carbono al no tener que transportarlos).

• Usar productos importados que estén basados en iniciativas de comercio justo.

• Ofrecer menús saludables, opciones para vegetarianos y veganos, alternativas a necesidades especiales (como halal o kosher), y tomando en cuenta las alergias e intolerancias alimenticias.

• Elegir empresas de catering que tengan una política social y medioambiental.

• Desarrollar campañas de donación de restos de comida (no perecederos) a organizaciones sin ánimo de lucro locales (si la legislación local lo permite y es seguro alimentariamente).

Transporte

El transporte es el componente de los viajes que más impacto medioambiental genera. Supone más del 40% de todas las emisiones generadas por el sector turístico. Estas son algunas recomendaciones para reducir el impacto medioambiental del transporte en las reuniones:

• Elegir destinos que tengan buena conectividad para evitar excesivas escalas aéreas que generan un mayor consumo de combustible y emisiones CO₂

• Elegir líneas aéreas que tengan política medioambiental de reducción de emisiones y uso de combustibles menos contaminantes

• Promover e incentivar el uso de medios de transporte sostenible por parte de los asistentes a la reunión (transporte público, a pie, en bici, compartir taxi…)

• Priorizar transporte colectivo de los asistentes sobre traslados individuales

• Optar por medios de transporte ecológicos, eléctricos o con bajo impacto medioambiental (como los híbridos)

• Ofrecer a los asistentes información detallada sobre las diferentes opciones de transporte para llegar a la sede y datos de alquiler de bicis y servicios similares

• Habilitar un parking para bicis cerca de la entrada del recinto (para incentivar su uso)

Regalos

Es importante que los regalos que se entreguen a los asistentes al evento, reflejen la autenticidad del destino que se visita.

Para ello se recomienda usar productos manufacturados localmente que reflejen la identidad cultural del territorio. Y si es posible comprárselo a pequeños artesanos y productores locales.

También es importante usar el menor papel y otros materiales para empaquetar y decorar los regalos.

Herramientas de comunicación

Tan importante como desarrollar acciones para limitar los impactos negativos de la reunión, lo es el comunicar a los asistentes esos esfuerzos que se están desarrollando para lograr un evento más sostenible.

Por ello es fundamentar informar a los participantes sobre las medidas que se están tomando durante el evento para minimizar su impacto medioambiental y ser más sostenibles.

Y por otro lado, es básico ofrecer a los asistentes recomendaciones sobre cómo minimizar su impacto medioambiental durante el evento.

Actividades de responsabilidad social corporativa que se pueden ofrecer a organizadores

Últimamente el término sostenible no hace solo referencia a la necesidad de limitar los impactos negativos que una reunión genera en el destino donde se desarrolla. Ahora también se busca generar un impacto positivo en la comunidad local.

En una reciente encuesta desarrollada por la American Society of Association Executives, el 39% de los organizadores de reuniones y congresos asociativos, declaran haber desarrollado al menos un servicio comunitario o acción de responsabilidad social corporativa en el destino donde han desarrollado su último evento. Otro 15% declaró que tienen pensando desarrollar este tipo de iniciativas el próximo año.

Hay que señalar que el desarrollo este tipo de acciones en un evento, tiene ciertos beneficios, tanto para el destino, como para los organizadores y asistentes:

• Genera un impacto positivo en la comunidad local donde se desarrolla el evento

• Mejora la imagen del organizador de la reunión

• Genera experiencias relevantes y significativas para los asistentes de reuniones, que pueden ofrecerles oportunidades de desarrollo personal

• Permite a los asistentes una mejor conexión con el destino donde se desarrolla el evento y su comunidad

• Genera visibilidad mediática hacia el evento

Para aprovecharse de esta tendencia y generar un impacto positivo de las reuniones en la comunidad, los destinos tienen que ofrecer a los organizadores de reuniones propuestas de actividades “llave en mano”, con experiencias bien organizadas, que generen un impacto positivo en el destino y una sensación de desarrollo personal en los participantes.

A continuación señalamos algunas ideas sobre actividades de Responsabilidad Social Corporativa que se pueden desarrollar en una reunión:

Materiales y regalos para niños – Una actividad muy sencilla consiste en que los asistentes a las reuniones tengan una sesión para organizar bolsas con materiales escolares, pequeños regalos y golosinas, que luego serán distribuidas en colegios y hospitales infantiles de la región.

Limpieza de playas o parques – se puede plantear una visita a una playa local para organizar batidas, que limpien la zona de plásticos y otros productos contaminantes para el océano.

Plantar árboles – se puede organizar con alguna asociación ecologista y las autoridades locales una campaña para que los asistentes a la reunión planten árboles y ayuden a reforestar una zona de bosque.

Donación de productos – los organizadores pueden donar a la comunidad local ciertos productos que ellos usan para la decoración de los eventos y que se pueden reutilizar para su uso en escuelas, a través de programas de arte.

Apoyo a iniciativas locales – Hay que informar a los organizadores sobre iniciativas que ya están en marcha como Bancos de Alimentos o proyectos con población en riesgo de pobreza o exclusión social.

Recogida de Fondos – También se pueden organizar colectas entre los asistentes al evento (durante la celebración del mismo) para ayudar a financiar escuelas, programas de desarrollo local o campañas de conservación de recursos naturales.